Студенческие конференции

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом заседания Ученого Совета

от 6 ноября 2014 г. № 37

Положение о конкурсе Программы развития науки на Факультете мировой экономики и мировой политики НИУ ВШЭ на поддержку участия студентов и магистрантов факультета в студенческих конференциях

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о конкурсе Программы развития науки на Факультете мировой экономики и мировой политики НИУ ВШЭ (далее – Факультета) на поддержку участия студентов Факультета в научных мероприятиях (далее – Положение) регулирует порядок и процедуру принятия решения о финансовой поддержке участия в научных мероприятиях в Российской Федерации студентов Факультета.

1.2. Основные цели конкурса:

1.2.1. Поддержка поездок на научные мероприятия для выступления с докладами, носящими характер академического научного исследования.

1.2.2. Интеграция молодых ученых в научное сообщество.

1.3. Под научным мероприятием в настоящем Положении понимается мероприятие (конференция, конгресс и т.д.), организованное внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями, носящее академический характер, отраженный в программе мероприятия и информации, представленной на сайте мероприятия (организатора мероприятия).

1.4. Принимаются к рассмотрению заявки с докладом или постером на всероссийские студенческие научные конференции.

1.5. Заявки на конференции молодых ученых принимаются только в том случае, если получен отказ в Научном Фонде НИУ ВШЭ.

1.6. Заявки на научные мероприятия, поддерживаемые Научным Фондом НИУ ВШЭ не принимаются.

1.7. Заявки на бизнес-конференции, форумы, круглые столы, методические семинары, летние и зимние школы, стажировки, мероприятия по повышению квалификации и т.п. не принимаются.

2. ТЕМАТИКА КОНКУРСА

2.1. Заявки принимаются по следующим академическим направлениям:

· Международные отношения

· Мировая экономика

· Востоковедение и африканистика

3. ТРЕБОВАНИЯ К УЧАСТНИКАМ КОНКУРСА

3.1. В конкурсе могут принять участие студенты и магистранты очной формы обучения Факультета, не имеющие академических задолженностей.

3.2. В течение трех лет лица (в случае коллективных проектов – руководители проектов), не выполнившие требования по представлению отчетности или показавшие неудовлетворительные результаты по ранее поддержанным проектам в рамках конкурсов Факультета.

4. УСЛОВИЯ И ПОРЯДОК ПОДАЧИ ЗАЯВОК НА КОНКУРС

4.1. Заявитель может принимать участие в конкурсе в течение календарного года и получать поддержку вне зависимости от участия в других конкурсах Факультета.

4.2. Заявки на участие в научном мероприятии на территории России могут подаваться 2 раза, но не позднее, чем за 20 дней до начала мероприятия.

4.3. Запрашиваемый объем финансирования в рамках одного проекта не должен превышать для поездок не должен превышать 2 0 000 рублей;

4.4. Заявка на конкурс подается в бумажном и электронном виде с обязательным заполнением двух форм и приложением соответствующих документов, указанных в заявке и пп. 4.6, 4.7 настоящего Положения.

4.6. В заявке обязательны для заполнения следующие разделы:

сведения об авторе проекта с указанием места учебы в НИУ ВШЭ, контактной информации, области научных интересов; для студентов и аспирантов, не работающих в НИУ ВШЭ, персональных данных с приложением копий соответствующих документов, указанных в заявке;

сведения о научном мероприятии и организации, осуществляющей подготовку данного научного мероприятия, с указанием полного официального названия мероприятия, места и сроков проведения мероприятия, ссылки на сайт научного мероприятия и организации, имени председателя оргкомитета мероприятия, примерного количества участников мероприятия с приложением соответствующих документов, указанных в пп. 4.7. настоящего Положения;

название статьи (доклада) заявителя на языке мероприятия и на русском языке с приложением соответствующих документов, указанных в пп. 4.7. настоящего Положения;

информация о запрашиваемом заявителем объеме финансирования (в руб.) с указанием общей суммы в рублях в пределах, установленных п.4.3. настоящего Положения, включая проезд до пункта назначения и обратно без трансфера (авиабилет и/или ж/д экономкласса и/или междугородний автобус), проживание (в пределах норм, установленных в Приложении 1 к Положению);

информация о других источниках финансирования с их конкретным указанием в случае превышения объема финансирования, установленного п.4.4. настоящего Положения;

согласие заявителя на размещение в открытом доступе на сайте Факультета доклада или презентации по итогам научного мероприятия (в произвольной форме).

4.7.Наличие следующих документов, прилагаемых к заявке, является обязательным:

приглашение от оргкомитета на официальном бланке или извещение с исходящим и входящим адресом на имя заявителя о принятии доклада или его включении в программу мероприятия с указанием ФИО автора, его аффилиации с НИУ ВШЭ, названия доклада, названия и сроков мероприятия);

статья (доклад) на языке научного мероприятия. В исключительных случаях допускается представление расширенной аннотации (объемом не менее 4-х стр. формата А4) на языке научного мероприятия, содержащей вопросы актуальности и новизны, а также предмет, цели и результаты исследования;

полная программа научного мероприятия. В исключительных случаях допускается представление предварительной программы научного мероприятия при наличии исчерпывающей информации об организаторах, оргкомитете, ссылки на сайт научного мероприятия и т.п.;

справка с места учебы.

4.8. В случае соавторства поддерживается один из соавторов доклада.

4.9. На одно научное мероприятие может быть поддержано не более 2 заявок. Заявки рассматриваются в порядке очередности поступления.

4.10. Заявки, поданные с нарушением пп.4.2, 4.3, 4.5, 4.6, 4.7 настоящего Положения, к рассмотрению не принимаются.

5. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ЗАЯВОК

5.1. Принятая к рассмотрению заявка направляется на экспертизу Научной комиссии Факультета.

5.2. Срок проведения экспертизы составляет не более 10 (десяти) рабочих дней.

5.3. Информация о прохождении экспертизы и содержании заявок строго конфиденциальна.

5.4. Решение о поддержке заявки и выделении финансирования или отклонении заявки на поездку принимает Научная комиссия на основании результатов экспертизы заявки.

5.5. Решение о поддержке доводится до сведения Заявителя по электронной почте и в бумажном виде за подписью председателя Научной комиссии о поддержке заявки и выделении финансирования на поездку в течение 3 (трех) рабочих дней.

5.6. В приоритетном порядке поддерживаются заявки на мероприятия по итогам которых автор готовит публикацию в изданиях согласно публикационной политике НИУ ВШЭ.

6. ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ РЕШЕНИЯ ФАКУЛЬТЕТА И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТНОСТИ

6.1. Студенты/магистранты, не работающие в НИУ ВШЭ или его филиале,получают компенсацию на сумму, фактически затраченную на поездку в соответствии с п.7.5 настоящего Положения в пределах, не превышающих утвержденный Факультетом объем финансирования на основании решения Комиссии. Компенсация производится по окончании поездки и после представлении финансового отчета в соответствии с п. 7.5 настоящего Положения.

6.2. При превышении студентами/магистрантами Факультета расходов по поездке на научное мероприятие сумма, превышающая выделенный Факультетом объем финансирования, не компенсируется.

6.3. Студенты/магистранты в 5 -дневный срок представляют секретарю Научной комиссии финансовый отчет по форме авансового отчета ( Приложение 1 к настоящему Положению) и оригиналы следующих документов: авиабилеты, посадочные талоны, иные проездные документы, квитанции об оплате гостиницы, квитанции об оплате организационного взноса и т.д. Разъяснения и практические рекомендации к требованиям по финансовой отчетности приведены в Приложении 2.

6.4. В случае непредставления отчетности в сроки, указанные в разделах 6 и 7 настоящего Положения, Факультет вправе приостановить финансирование поездки.

Приложение 1

Информация для студентов/магистрантов и аспирантов, не работающих в НИУ ВШЭ, по предоставлению отчетов

Студенты/магистранты и аспиранты, не работающие в НИУ ВШЭ, представляют помощнику декана по науке финансовый отчет вместе с научным отчетом не позднее, чем через 5 дней после возвращения из поездки.

К финансовому отчету (форму финансового отчета см. ниже) обязательно прилагаются документы, наклеенные на лист А4 (с одной стороны) в порядке, перечисленном ниже, и пронумерованные):

• оригиналы проездных документов;

• оригинал счета из гостиницы;

• оригиналдокумента об оплате организационного взноса;

Форма финансового отчета (предоставляется в бумажном (1 экз.) и электронном видах):

- если содержимое какого-либо пункта отсутствует, то строку, содержащую номер и название пункта, следует оставить без изменений

-если на документе указана сумма не в рублях, а в какой-либо другой валюте, необходимо сделать перерасчет в рубли по курсу ЦБ на день сдачи данного финансового отчета:

1 __________ = ___ руб. ___ коп. по курсу ЦБ «___» ________ 20__ г.

наимен. валюты

«____» ______________ 20__ г. / ____________ /

Приложение 2

Разъяснения и практические рекомендации к требованиям по финансовой отчетности

Данные разъяснения носят практический характер и рекомендуются для изучения перед подачей заявки всем заявителям.

Разъяснения призваны помочь заявителям избежать ситуации, при которой неправильно или ненадлежащим образом оформленные финансовые документы не смогут быть приняты к зачету и соответственно не будут оплачены. Это особенно касается ситуаций совмещения двух поездок, участия в мероприятии во время отпуска других нестандартных ситуаций.

1. В качестве неотъемлемого приложения к авансовому отчету предусматривается наличие следующих оправдательных документов:

– счета за проживание;

– о фактических расходах по проезду (кроме трансфера) (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей);

– об оплате оргвзноса;

3. В качестве документа, подтверждающего расходы на проезд заявителя к месту проведения научного мероприятия и обратно, по общему правилу выступает подлинник проездного документа.

Если в качестве проездных документов оформляются электронные пассажирские билеты, необходимым условием учета стоимости проезда в расходах будет наличие маршрутной квитанции и оригинала посадочного талона.

Обратите внимание! Бронь авиабилета, подтверждающая лишь резервирование места по определенному маршруту на определенную дату, при отсутствии маршрут/квитанции (e-ticket) электронного билета подтверждением расходов на проезд не является!

4. Кассовые чеки признаются первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат на приобретение за наличный расчет товаров (работ, услуг), при условии, что на них содержатся необходимые данные.

5. Если заявитель проживает вдвоем (второе лицо может и не являться командированным), то в этом случае представляется к возмещению раздельный счет за проживание каждого лица. Исключением является представление счета за проживание, где вписаны оба лица, которые являются командированными. В этом случае второе лицо представляет в финансовом отчете копию, заверяемую ответственным сотрудником при приемке документов.

6. Если оплата оргвзноса, проживания или проезда произошла по безналичному расчету с лицевого счета одного из командируемых, то второе лицо представляет копии счетов из банка, заверяемые ответственным сотрудником при приемке документов. (Заявители из числа студентов/магистров, аспирантов к возмещению прилагают только именные платежные документы.)

7. Если аявитель убывает в поездку ранее даты, указанной в решении Факультета (возвращается из поездки позднее установленной даты), то оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных с поездкой на научное мероприятие.

8. Если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный решением Факультета (например, в случае, если сразу после окончания научного мероприятия заявитель находится на каникулах, который он проводит в месте проведения научного мероприятия), то компенсация оплаты организацией проезда от места проведения свободного от учебы времени до места учебы не осуществляется.

9. Если же, например, заявитель остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от учебы времени до места учебы не приведет к возникновению описанной выше ситуации.

Аналогичный подход используется в случае выезда заявителя к месту проведения научного мероприятия до даты его начала.

В данных ситуациях принимается во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания заявителя в месте назначения.

В любом случае рекомендуется отражать дополнительные дни пребывания в поездке в заявке. Тем не менее, это должно быть мотивировано служебной или научной необходимостью – например, связано с запланированным семинаром (workshop ) до или после проведения научного мероприятия.