Порядок организации и проведения мероприятий на факультете мировой экономики и мировой политики

Подготовка мероприятия

Шаг 1. Определение формата и целевой аудитории, запрос финансирования в Научной комиссии ФМЭиМП

Итак, Вы решили провести мероприятие, определились с форматом, целевой аудиторией, выступающими. Если для проведения мероприятия необходимо финансирование (организация кофе-брейка/фуршета, организация синхронного перевода, заказ сувенирной продукции и типографские услуги, атрибутики НИУ ВШЭ и т.д.) необходимо утвердить необходимую сумму затрат и источник финансирования у Научной комиссии факультета, обратившись к ответственному секретарю Научной комиссии Захаровой Елизавете Сергеевне.

Для подачи заявки в Научную комиссию целесообразно заранее ознакомиться с информацией по ссылке и заполнить шаблон заявки и сметы (доступно по той же ссылке). Эти шаблоны подходят для всех типов мероприятий, которые могут финансироваться Научной комиссией.

Ежегодно НИУ ВШЭ объявляет кампанию сбора заявок на проведение масштабных мероприятий, которые могут быть профинансированы со стороны центрального бюджета НИУ ВШЭ. В таком случае также необходимо заполнить шаблон заявки и сметы, но несколько другого формата (также доступно по ссылке). Без подтверждения софинансирования со стороны Научной комиссии заявка в общеуниверситетскую комиссию (подается через ЕЛК) будет автоматически отклонена.

При организации мероприятий с приглашенными спикерами, Вам необходимо оформить Согласие спикера.

Шаг 2. Бронирование аудитории для мероприятия и его техническое сопровождение

Для проведения мероприятия на факультете мировой экономики и мировой политики, Вам необходимо обязательно внести информацию в График мероприятий ФМЭиМП.

Если мероприятие планируется провести в очном формате, необходимо заранее забронировать аудиторию в интересующем Вас корпусе.

Для бронирования переговорных аудиторий в АУК «Покровский бульвар», АУК «Мясницкий», помещений Дома Дурасова, а также помещений Культурного центра НИУ ВШЭ рекомендуется оформлять заявку на бронирование за 1-5 месяцев (в случае организации больших конференций).

Для бронирования помещений оформляется заявка в системе SmartEvent:

Важно оформлять заявку организаторам мероприятия, ответственным за коммуникацию с площадками, так как именно с ними будут связываться ответственные за площадки/помещения коллеги.

Информация по бронированию учебных аудиторий в корпусах НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

По поводу бронирования аудиторий в зданиях АУК «Ордынка», а также проведения мероприятий в онлайн формате просьба обращаться к менеджеру по организации мероприятий Асановой Жаныл.

Проведение мероприятий в конференц-залах 106, 104 и аудитории 315 на Малой Ордынке согласовывается с руководством факультета, по поводу их бронирования также следует обращаться к Асановой Жаныл.

! Обращаем внимание организаторов мероприятий от структурных подразделений. По завершении очного мероприятия, организаторы в обязательном порядке обеспечивают порядок в аудиториях и возвращают реквизит менеджеру по организации мероприятий факультета (Асановой Жаныл).

Шаг 3. Техническое сопровождение мероприятия

Если для проведения мероприятия требуется техническая поддержка, то нужно подать заявку через портал «Вышка-ВРМ», выбрав «Техническое сопровождение мероприятий», не позднее, чем за 4 дня до начала мероприятия.

После принятия заявки на Вашу корпоративную электронную почту будет направлено уведомление о том, что Ваша заявка зарегистрирована. Далее система будет информировать Вас об изменении статуса заявки.

Шаг 4. Сувенирная и полиграфическая продукция, кофе-брейки

Одновременно с запросом финансирования, необходимо отправить запрос с описанием необходимого мерча (наименование, количество и т.д., макет изображения) на почту dgaripova@hse.ru Гариповой Диане Растямовне.

Обращаем Ваше внимание, что макет сувенирной продукции должен соответствовать Брендбуку НИУ ВШЭ, иметь отсылки к НИУ ВШЭ и ФМЭиМП.

Заказ полиграфической продукции, листовой продукции, цветная печать большого тиража для мероприятия осуществляются в Типографии НИУ ВШЭ. Для оформления заявок в Типографию следует обращаться к Асановой Жаныл.

Для организации синхронного перевода мероприятия необходимо обратиться к менеджеру Управления по организации и сопровождению мероприятий НИУ ВШЭ Отставновой Алле Александровне.

По поводу организации кофе-брейка/фуршета для мероприятия необходимо обратиться к Асановой Жаныл.

Запрос на организацию питания участникам мероприятия направляется за 7 рабочих дней до начала мероприятия.

Такой реквизит как: таблички для спикеров, термопоты, пакетированный чай, кофе, сахар, одноразовая посуда, салфетки заблаговременно бронируется у Асановой Жаныл.
Многоразовый реквизит необходимо возвратить Асановой Жаныл.

Шаг 5. Подготовка приказа о проведении мероприятия

Для мероприятий, требующих финансирование, необходимо запустить приказ в Системе электронного документооборота (СЭД).

Для запуска приказа необходимо заранее подготовить следующие документы:

приказ

Образец текста приказа (DOCX, 14 Кб)

приложение 1: программа

Образец программы мероприятия (DOCX, 17 Кб)

приложение 2: план

Образец плана мероприятия (DOCX, 16 Кб)

приложение 3: смета

Образец сметы расходов на проведение мероприятия (XLSX, 53 Кб)

выписка от Научной комиссии (если мероприятие научное).

Далее документы необходимо направить ответственному сотруднику, Асановой Жаныл, для запуска приказа в СЭД.

Приказ запускается не менее чем за 7 рабочих дней до начала мероприятия, если оно проводится в очном формате и не менее чем за 5 рабочих дней, если онлайн.

Организация мероприятий с иностранными гостями факультета

Организация визитов и приемов осуществляется в соответствии с Положением о порядке организации приема иностранных граждан - официальных лиц и делегаций (ИГОЛИД) иностранных государств и международных организаций.

В соответствии с тем, кто является стороной-организатором мероприятия и целями проведения мероприятия, необходимо подготовить два документа: служебную записку и приказ о проведении мероприятия. Подробнее об этих двух документах вы можете узнать из памятки, подготовленной коллегами из Управления международного сотрудничества.

Если в вашем подразделении планируется визит/ прием иностранных граждан, необходимо за 2 недели до даты проведения мероприятия уведомить Центр развития международной деятельности (ЦРМД). Центр подготовит и запустит необходимые документы в СЭД. В случае несоблюдения дедлайна, подразделение, в котором планируется визит/ прием иностранных граждан, самостоятельно запускает документы в СЭД (необходимо поставить в лист согласования директора Центра Щербакова Д.А.).

При возникновении дополнительных вопросов, пожалуйста, обращайтесь на эл. почту ЦРМД cic_we@hse.ru или напрямую к заместителю директора Центра Шиховой М.О . (mshikhova@hse.ru).

PR мероприятия и итоговых материалов

Шаг 1. Подготовка текста анонса и постера

Структура анонса состоит из названия, аннотации, постера и описания мероприятия. В описании необходимо указывать дату и время проведения мероприятия, формат (онлайн или офлайн), место проведения с указанием корпуса и аудитории (если мероприятие в очном формате), ссылку на регистрацию.

Образец оформления анонса мероприятия факультета мировой экономики и мировой политики (DOCX, 312 Кб)

Для оформления регистрации на мероприятие необходимо использовать следующие сервисы: опросная форма НИУ ВШЭ, сервис Yandex Forms, Yandex.Forms для бизнеса, Timepad.

Для онлайн мероприятий, проводимых на платформе Webinar.ru, остается доступной регистрационная форма сервиса.

В связи с проведением ИТ-импортозамещения, сервис Google Forms больше не может использоваться для оформления регистраций на мероприятия и сбора данных.

! Опросная форма НИУ ВШЭ обязательна для регистраций на все мероприятия для абитуриентов (и бакалавриата, и магистратуры).

Опросная форма НИУ ВШЭ позволяет оформить регистрацию как на русском, так и английском языках, что необходимо делать для мероприятий с участием зарубежных спикеров.

Опросной формой НИУ ВШЭ могут пользоваться те, у кого есть редакторский доступ к сайту факультета. Также можно обращаться за помощью к Тигетову Георгию Николаевичу.

В случае отсутствия редакторского доступа, можно оформить регистрацию на мероприятие через сервисы Timepad, Yandex Forms, Yandex.Forms для бизнеса.

По поводу оформления регистрации на платформе Timepad можно обращаться к Асановой Жаныл, либо зарегистрировать подразделение факультета на данной платформе.

Для оформления регистрации через сервис Yandex Forms, либо Yandex.Forms для бизнеса необходимо авторизоваться в сервисе.

Краткая инструкция по использованию почты Яндекс 360 для преподавателей и сотрудников НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

Краткая инструкция по использованию почты Яндекс 360 для студентов НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

Инструкция к сервису Yandex Forms доступна по ссылке.

! Обращаем Ваше внимание на необходимость правильного оформления регистрации на мероприятие.

Опросная форма должна состоять из следующих обязательных к ответу вопросов: Email, Имя, Фамилия, Отчество, Являетесь ли Вы студентом/сотрудником НИУ ВШЭ (варианты ответа: Студент; Сотрудник, Иное).

При необходимости можно добавить также дополнительные вопросы, ответы на которые необходимы в рамках сбора информации об участниках мероприятия.

Для оформления постера к анонсу в корпоративном стиле факультета или его подразделений, необходимо не менее чем за 5 рабочих дней направить запрос и текст анонса Асановой Жаныл.

Постеры изготавливаются командой дизайнеров факультета МЭ и МП из числа студентов.

Если Вам необходим постер с фотографией спикера, просим присылать фотографию, удовлетворяющую следующим требованиям:

1. Фотография должна быть высокого качества.

2. В случае портретной фотографии, у спикера на фото не должны быть обрезаны плечи, голова.

3. Съемка необязательно должна быть строго фронтальной, приветствуются естественные позы и свободное выражение лица.

4. Желательно, фон нейтральный.

!Важно. Если у мероприятия есть официальный партнёр, в том числе информационный, его логотип также должен быть размещён на постере. В случае всех востоковедческих мероприятий обязательно указание лого портала Orientalia Rossica. О наличии партнёров необходимо сообщить в заявке.

Шаг 2. Анонсирование мероприятия

Готовый текст анонса мероприятия и постер (отдельным файлом, а не в тексте!) необходимо направить редактору сайта факультета Тигетовой Ирине Сергеевне для их размещения на сайте факультета и его структурных подразделений, организующих мероприятие.

Для анонсирования мероприятия в социальных сетях факультета и образовательных программ, а также для включения анонса в еженедельный дайджест, который рассылается на электронные почты сотрудников и студентов факультета по понедельникам, необходимо направить текст анонса и постер Асановой Жаныл за 3-5 дней до мероприятия.

Для включения анонсов мероприятий и новостей в рассылку дайджеста факультета просим направлять информацию заранее, до пятницы, 17:00.

Для широкого освещения мероприятия необходимо направить анонс в Отдел внутрикорпоративных коммуникаций для включения в Дайджест «Вышка для своих», заполнив специальную форму . Чтобы получать еженедельную рассылку от «Вышка для своих» необходимо оформить подписку.

Шаг 3. Формирование отчетности о проведенных мероприятиях

В связи с необходимостью предоставления информации о проведенных мероприятиях Управлению по организации и сопровождению мероприятий, все подразделения факультета должны предоставить заполненный Реестр участников мероприятий, не позднее сроков, установленных Управлением, Асановой Жаныл.

Сроки предоставления Реестра участников мероприятий следующие:

20 апреля
5 июля
20 октября
10 декабря

Шаг 4. Публикация новости о мероприятии и видеозаписи мероприятия на сайте и других интернет-ресурсах факультета

После завершения мероприятия необходимо опубликовать новость о прошедшем событии. Для размещения новости на сайте факультета можете обращаться к Тигетовой Ирине Сергеевне.

Образец оформления новости (DOCX, 100 Кб)

Видеозаписи мероприятий можно опубликовать на YouTube-канале, VK факультета и его структурных подразделений.. Для публикации необходимо отправить видеозапись Асановой Жаныл, предварительно ее обработав (удаление ненужных фрагментов видеоматериала, склейка отдельных фрагментов и т.д.).