Покупка билетов и бронирование отелей

Если Вам необходимо привезти на мероприятие коллег из другого города или страны, внимательно ознакомьтесь с инструкцией ниже.

Организация поездок для сотрудников факультета через агентство возможна только в следующих случаях:

1. В составе делегации присутствуют не штатные работники университета;
2. В поездке принимают участие студенты, а услуги перевозчика дорогостоящие (от 50 тыс. руб.);
3. В командировку направляется большая групповая делегация, в которой принимают участие руководители факультета, а стоимость услуг перевозчика высока.

При наличии одного из вышеперечисленных условий необходимо предоставление резолюции декана или заместителя декана Д.А. Медведева (резолюция на СЗ в свободной форме, письмо с корпоративного ящика декана или заместителя декана Д.А. Медведева с указанием необходимости приобрести билеты для командировки работника факультета в соответствующие даты). 

В остальных случаях командировка оформляется в стандартном порядке и оплачивается через авансовый отчет. 

Обратите внимание, что заявка на организацию поездок и размещения оформляется не позднее, чем за 14 дней до мероприятия.

Шаг 1. Выбор билетов и проживания

Подберите варианты билетов и проживания. Опирайтесь на выделенный Вам бюджет и учитывайте комиссию агентства – 0,01%.

В заявке укажите возможность возврата билетов при необходимости, а также опцию багажа. Ранний заезд или поздний выезд должны быть также обозначены в заявке. После получения ваучеров оформить ранний заезд или поздний выезд, а также докупить багаж невозможно.

Шаг 2. Подача заявки

Для подачи заявки не позднее чем за месяц до мероприятия на почту Руссу М.М. с Шиховой М.О. в копии высылаются:

1. Сканы паспорта;

2. Скриншоты выбранных билетов;

3. Ссылка на гостиницу;

4. Заполненный файл заявки (обязательно с указанием источника финансирования!) 

Форма заявки (DOCX, 21 Кб) 

5. Выписка о решении Научной комиссии / смета

Шаг 3. Подтверждение покупки

После получения информации по актуальным ценам на билеты и проживание, необходимо подтвердить покупку или запросить информацию по ценам на альтернативные варианты.

Шаг 4. Получение ваучеров

Поздравляем, Вы успешно завершили процесс покупки билетов! После получения ваучеров от Руссу М.М. Вы можете отправить их гостям.

Вся коммуникация с агентством происходит через Центр развития международной деятельности и Отдел централизованных закупок. По вопросам можно обратиться на почту сотрудников Центра развития международной деятельности или по телефонам 23874 (Руссу М.М.), 22782 (Шихова М.О.).