Порядок организации и проведения мероприятий на факультете мировой экономики и мировой политики

Календарь мероприятий ФМЭиМП

Перед организацией мероприятия рекомендуем ознакомиться с Порядком организации и проведения мероприятий на факультете мировой экономики и мировой политики. После ознакомления с информацией необходимо заполнить форму.

Обращаем Ваше внимание, что заполнение формы обязательно! Это необходимо для запуска процесса организации мероприятия при поддержке факультета и анонса Вашего мероприятия.

Пожалуйста, присылайте информацию заранее, как минимум за 2 недели до мероприятия (не касается больших конференций и круглых столов, где сроки планирования и организации составляют несколько месяцев).

Для очного участия иностранных гостей в мероприятии необходимо оформление ИГОЛИД (см. пункт «Организация мероприятий с иностранными гостями факультета») и соблюдение специальных сроков регистрации (см. пункт «PR мероприятия и итоговых материалов»).

После обработки заявки (в течение 3 рабочих дней) информация о Вашем мероприятии появится в календаре мероприятий ФМЭиМП.

Перед планированием очного мероприятия просьба проверить в календаре, не занято ли помещение, в котором планируется проведение мероприятия. Если Вы хотите обеспечить высокую явку участников на мероприятие, рекомендуем НЕ выбирать дату, где уже есть 3 мероприятия.

Подготовка мероприятия

Шаг 1. Определение формата и целевой аудитории, запрос финансирования в Научной комиссии ФМЭиМП

Итак, Вы решили провести мероприятие, определились с форматом, целевой аудиторией, выступающими. Если для проведения мероприятия необходимо финансирование (организация кофе-брейка/фуршета, организация синхронного перевода, заказ сувенирной продукции и типографские услуги, атрибутики НИУ ВШЭ и т.д.) необходимо утвердить необходимую сумму затрат и источник финансирования у Научной комиссии факультета, обратившись к ответственному секретарю Научной комиссии Морозкиной Александре Константиновне.

Для подачи заявки в Научную комиссию целесообразно заранее ознакомиться с информацией по ссылке и заполнить шаблоны заявки и сметы (доступны по той же ссылке). Эти шаблоны подходят для всех типов мероприятий, которые могут финансироваться Научной комиссией.

Ежегодно НИУ ВШЭ объявляет кампанию сбора заявок на проведение масштабных мероприятий, которые могут быть профинансированы со стороны центрального бюджета НИУ ВШЭ. В таком случае также необходимо заполнить шаблоны заявки и сметы, но несколько другого формата (также доступны по ссылке). Без подтверждения софинансирования со стороны Научной комиссии заявка в общеуниверситетскую комиссию (подаётся через ЕЛК) будет автоматически отклонена.

Шаг 2. Бронирование аудитории для мероприятия, определение платформы для проведения онлайн-мероприятия

Если мероприятие планируется провести в очном формате, необходимо заранее забронировать аудиторию в интересующем Вас корпусе.

Для бронирования переговорных аудиторий в АУК «Покровский бульвар», АУК «Мясницкий», помещений Дома Дурасова, а также помещений Культурного центра НИУ ВШЭ рекомендуется оформлять заявку на бронирование за 1-5 месяцев (в случае организации больших конференций).

Для бронирования помещений оформляется заявка в системе SmartEvent:

! Важно оформлять заявку организаторам мероприятия, ответственным за коммуникацию с площадками, так как именно с ними будут связываться ответственные за площадки/помещения коллеги.

Информация по бронированию учебных аудиторий в корпусах НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

Для бронирования помещений в АУК «Ордынка» (конференц-зал 106 и другие аудитории) необходимо указать желаемое помещение в форме. После обработки заявки Вам придёт уведомление о доступности помещения для бронирования. После бронирования помещения информация о мероприятии появится в календаре.

! Обращаем внимание организаторов мероприятий от структурных подразделений. По завершении очного мероприятия организаторы в обязательном порядке обеспечивают порядок в аудиториях и возвращают реквизит.

Официальной платформой для проведения мероприятий в онлайн-формате является МТС Линк. Инструкции по организации и проведению онлайн-мероприятий представлены по ссылке.

Шаг 3. Техническое сопровождение мероприятия

Если для проведения мероприятия требуется техническая поддержка, то нужно подать заявку через портал «Вышка-ВРМ», выбрав «Техническое сопровождение мероприятий», не позднее, чем за 4 дня до начала мероприятия.

После принятия заявки на Вашу корпоративную электронную почту будет направлено уведомление о том, что Ваша заявка зарегистрирована. Далее система будет информировать Вас об изменении статуса заявки.

Шаг 4. Кофе-брейки, полиграфическая и сувенирная продукция, синхронный перевод, транспорт, инвентарь

Заказ полиграфической продукции, листовой продукции, цветная печать большого тиража для мероприятия осуществляются в Типографии НИУ ВШЭ. Для подачи заявки необходимо обратиться к сотрудникам типографии НИУ ВШЭ и уточнить стоимость заказа, затем заполнить заявку на печатные работы. Заполненную заявку необходимо направить Асановой Жаныл для подписания руководством факультета. Далее заявка передаётся в типографию для выполнения заказа.

Если в смете мероприятия предусмотрена закупка брендированной сувенирной продукции, которая не изготавливается в Типографии НИУ ВШЭ, необходимо отправить запрос с описанием необходимого мерча (наименование, количество) на почту dgaripova@hse.ru Гариповой Диане Растямовне, одновременно с запросом финансирования.

В случае, если планируется изготовление сувенирной продукции коммерческими образовательными программами факультета по индивидуальному макету, необходимо согласовать макет и стоимость продукции с ответственными сотрудниками факультета Медведевым Денисом Анатольевичем и Жихаревой Анной Владимировной не менее чем за 30 дней до мероприятия.

Обращаем Ваше внимание, что макет сувенирной продукции должен соответствовать Брендбуку НИУ ВШЭ, иметь отсылки к НИУ ВШЭ и ФМЭиМП.

Взаимодействие с подрядчиком, который сможет изготовить сувенирную продукцию по индивидуальному макету, осуществляется ответственными сотрудниками факультета с участием самого инициатора.

Для организации синхронного перевода мероприятия необходимо оформить заявку на сайте Управления по организации и сопровождению мероприятий НИУ ВШЭ по ссылке.

По поводу организации кофе-брейка/фуршета для мероприятия необходимо обратиться к Асановой Жаныл.

Запрос на организацию питания участникам мероприятия направляется за 7 рабочих дней до начала мероприятия.

Такой реквизит как: таблички для спикеров, термопоты, пакетированный чай, кофе, сахар, одноразовая посуда, салфетки заблаговременно бронируется в МКЦ АСВ (304 каб., М. Ордынка, 17). Многоразовый реквизит необходимо возвратить в 304 каб.
Если нет возможности вернуть реквизит в день проведения мероприятия (например, мероприятие заканчивается после 18:00), то это нужно сделать утром следующего дня.

За то, что реквизит возвращён в 304 каб. в том же виде, в каком был взят, за сохранность техники, за чистоту всех аудиторий после проведения мероприятия ответственность несёт организатор мероприятия.

Также вы можете воспользоваться сервисом заказа инвентаря для мероприятий НИУ ВШЭ – по ссылке представлен перечень доступного оборудования и реквизита, который можно оформить для проведения мероприятий.

Заказать транспорт для перевозки оборудования на другую площадку можно по ссылке.

Шаг 5. Подготовка приказа о проведении мероприятия

Для мероприятий, требующих финансирование, необходимо запустить приказ в Системе электронного документооборота (СЭД).

Для запуска приказа необходимо заранее подготовить следующие документы:

приказ

Образец текста приказа (DOCX, 14 Кб)

приложение 1: программа

Образец программы мероприятия (DOCX, 17 Кб)

приложение 2: план

Образец плана мероприятия (DOCX, 16 Кб)

приложение 3: смета

Образец сметы расходов на проведение мероприятия (XLSX, 53 Кб)

выписка от Научной комиссии (если мероприятие научное).

Данные документы необходимо загрузить в форму о проведении мероприятия при её заполнении. На основе данных документов затем будет запущен приказ в СЭД.

Приказ запускается не менее чем за 7 рабочих дней до начала мероприятия, если оно проводится в очном формате и не менее чем за 5 рабочих дней, если онлайн.

Организация мероприятий с иностранными гостями факультета

Организация визитов и приёмов осуществляется в соответствии с Положением о порядке организации приёма иностранных граждан – официальных лиц и делегаций (ИГОЛИД) иностранных государств и международных организаций.

В соответствии с тем, кто является стороной-организатором мероприятия и целями проведения мероприятия, необходимо подготовить два документа: служебную записку и приказ о проведении мероприятия (с приложениями). Подробнее об этих документах Вы можете узнать из памятки, подготовленной коллегами из Центра развития международной деятельности (ЦРМД).

Если в Вашем подразделении планируется визит/приём иностранных граждан, необходимо за 2 недели до даты проведения мероприятия направить все необходимые документы ЦРМД. В случае несоблюдения дедлайна, подразделение, в котором планируется визит/приём иностранных граждан, самостоятельно запускает документы в СЭД (необходимо поставить в лист согласования директора Центра Прохорову Ю.А.)

При возникновении дополнительных вопросов, пожалуйста, обращайтесь на эл. почту ЦРМД cic_we@hse.ru или напрямую к заместителю директора Центра Шиховой М.О . (mshikhova@hse.ru).

PR мероприятия и итоговых материалов

Шаг 1. Подготовка текста анонса, формы регистрации и постера

Текст анонса

Структура анонса состоит из названия, аннотации, постера и описания мероприятия. В описании необходимо указывать дату и время проведения мероприятия, формат (онлайн или офлайн), место проведения с указанием корпуса и аудитории (если мероприятие в очном формате), ссылку на регистрацию.

Образец оформления анонса мероприятия факультета мировой экономики и мировой политики (DOCX, 312 Кб)

! В анонсах, в которых фигурируют сотрудники Вышки, необходимо указывать отдельный список ФИО сотрудников в конце текста анонса для упоминания их на странице.

Форма регистрации

Для всех очных / гибридных мероприятий факультета необходимо оформить регистрацию для участников, включающая следующие поля, обязательные к заполнению:

Email
Имя
Фамилия
Отчество
Являетесь ли Вы студентом/сотрудником НИУ ВШЭ? (варианты: Студент/Сотрудник НИУ ВШЭ; Студент/Сотрудник другого российского вуза; Иное)
Гражданство (варианты: Гражданин РФ; Иностранный гражданин)

При необходимости можно добавить также дополнительные вопросы, ответы на которые необходимы в рамках сбора информации об участниках мероприятия.

Шаблоны для оформления регистрационной формы:

Особые правила для иностранных граждан:

В анонсе мероприятия необходимо обязательно указать, что очное участие иностранных граждан возможно только при регистрации не позднее чем за 2 недели до даты проведения мероприятия.
Организаторы должны самостоятельно отслеживать регистрацию иностранных граждан и своевременно (не позднее чем за 2 недели до даты мероприятия) направлять данные в Центр развития международной деятельности (ЦРМД) для оформления ИГОЛИД (см. пункт «Организация мероприятий с иностранными гостями факультета»).
Оформление ИГОЛИД не требуется для иностранных студентов НИУ ВШЭ и других российских вузов.
Если иностранные граждане зарегистрировались позже установленного срока, организатор обязан уведомить их о невозможности участия в очном формате и, при возможности, предоставить ссылку для онлайн-подключения.

В связи с проведением IT-импортозамещения, сервис Google Forms больше не может использоваться для оформления регистраций на мероприятия и сбора данных.

Для оформления регистрации на очное / гибридное мероприятие необходимо использовать следующие сервисы: опросная форма НИУ ВШЭ, сервис Yandex Forms, Yandex.Forms для бизнеса, Timepad.

Для онлайн мероприятий, проводимых на платформе МТС Линк, остаётся доступной регистрационная форма сервиса.

! Опросная форма НИУ ВШЭ обязательна для регистраций на все мероприятия для абитуриентов (и бакалавриата, и магистратуры).

Для оформления регистрации через форму НИУ ВШЭ можно обращаться за помощью к М оран Наталье Александровне.

Для оформления регистрации через сервис Yandex Forms, либо Yandex.Forms для бизнеса необходимо авторизоваться в сервисе.

Краткая инструкция по использованию почты Яндекс 360 для преподавателей и сотрудников НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

Краткая инструкция по использованию почты Яндекс 360 для студентов НИУ ВШЭ доступна по ссылке.

Инструкция к сервису Yandex Forms доступна по ссылке.

Подготовка постера

Необходимость оформления постера в корпоративном стиле факультета указывается при заполнении формы о проведении мероприятия.

Постеры изготавливаются командой дизайнеров факультета МЭ и МП из числа студентов.

Если Вам необходим постер с фотографией спикера, просим присылать фотографию, удовлетворяющую следующим требованиям:

1. Фотография должна быть высокого качества.

2. В случае портретной фотографии, у спикера на фото не должны быть обрезаны плечи, голова.

3. Съемка необязательно должна быть строго фронтальной, приветствуются естественные позы и свободное выражение лица.

4. Желательно фон нейтральный.

!Важно. Если у мероприятия есть официальный партнёр, в том числе информационный, его логотип также должен быть размещён на постере. В случае всех востоковедческих мероприятий обязательно указание лого портала Orientalia Rossica. О наличии партнёров необходимо сообщить в заявке.

Шаг 2. Анонсирование мероприятия

Готовый текст анонса мероприятия и постер (отдельным файлом, а не в тексте!) необходимо направить редактору сайта факультета М оран Наталье Александровне для их размещения на сайте факультета и его структурных подразделений, организующих мероприятие.

Необходимость анонсирования мероприятия в социальных сетях и через рассылки указывается при заполнении формы о проведении мероприятия.

Шаг 3. Формирование отчётности о проведённых мероприятиях

В связи с требованием ВШЭ о предоставления информации о проведённых научных, научно-образовательных и экспертных мероприятиях Управлению по организации и сопровождению мероприятий, все подразделения факультета, которые организовывают мероприятия, должны предоставить заполненный Реестр участников мероприятий в течение 14 рабочих дней после завершения мероприятия Асановой Жаныл.

Если в мероприятии участвовали иностранные граждане, в течении пяти рабочих дней приглашающему подразделению необходимо направить ЦРМД отчёт о его проведении.

Шаг 4. Публикация новости о мероприятии и видеозаписи мероприятия на сайте и других интернет-ресурсах факультета

После завершения мероприятия необходимо опубликовать новость о прошедшем событии. Для размещения новости на сайте факультета можете обращаться к М оран Наталье Александровне.

Образец оформления новости (DOCX, 100 Кб)

! В новостях, в которых фигурируют сотрудники Вышки, необходимо указывать отдельный список ФИО сотрудников в конце текста новости для упоминания их на странице. В списке также можно выделить автора новости.

Для публикации видеозаписей мероприятий необходимо отправить материал Тигетову Георгию Николаевичу, предварительно её обработав (удаление ненужных фрагментов видеоматериала, склейка отдельных фрагментов и т.д.).